Stichting Totem verwerkt soms persoonlijke gegevens van onze deelnemers, vrijwilligers, stagiairs en medewerkers. Vanwege de gevoeligheid van deze gegevens hebben wij privacy hoog in het vaandel staan. In onze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarvoor. Tevens staat in de privacyverklaring opgenomen welke rechten u hebt. Mocht u vragen hebben of uw rechten willen uitoefenen dan kunt u per mail of telefonisch contact opnemen met Aart van der Lit of Hugo van Doorn.

1. Introductie

1.1 Nodig voor onze dienstverlening
Om goede zorg te kunnen verlenen, verzamelen wij persoonsgegevens van u. Dit is noodzakelijk voor een goede begeleiding, om contact met u op te nemen, de facturatie, salarisverwerking etcetera te verzorgen. Omdat wij niet alle diensten zelf leveren, maar voor sommige diensten andere dienstverleners inschakelen, is het soms nodig om gegevens te delen. Wij doen dit enkel met uw toestemming en verstrekken slechts de persoonsgegevens die van belang zijn voor die dienstverlening.

1.2 Bewaartermijn
Totem bewaart uw dossier 10 jaar na de laatste wijziging in het dossier. Als de bewaartermijn is verlopen en u niet langer aan Totem verbonden bent, worden de gegevens vernietigd.

1.3 Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor:

1. Onze deelnemers, vrijwilligers, stagiairs en medewerkers.
2. Voormalige deelnemers, vrijwilligers, stagiairs en medewerkers.
3. Als u deelnemer, vrijwilliger, stagiair of medewerker wilt worden.
4. Als u deelnemer, vrijwilliger, stagiair of medewerker wilde worden.
5. Als u een bezoek brengt aan onze website.

1.4 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Stichting Totem is (verwerkings-) verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.

2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan

2.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Er zijn verschillende categorieën persoonsgegevens zoals gegevens betreffende dagbesteding of werk, facturatie en verwijzingen. Wanneer u deelnemer, vrijwilliger, stagiair of medewerker wordt bij Totem, vragen wij u om een aantal persoonsgegevens, zoals uw naam, adres, geboortedatum, evt. bankrekeningnummer, telefoonnummer en e‐mailadres en een nood-contact. Deze gegevens en gegevens inzake intake, evaluatie, contracten etc. worden vastgelegd in uw persoonlijke elektronisch-dossier (zorginformatiesysteem Zilliz).

2.2 Wat betekent verwerken?
De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor ons bepaalde diensten uitvoeren. 

2.3 Waarom hebben we toestemming nodig voor de verwerking?
Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de verwijzingsovereenkomst of een wettelijke verplichting. Soms is dit gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming. Voor kinderen onder de 16 jaar vragen wij toestemming van een ouder. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken.

Indien u niet akkoord gaat of uw toestemming intrekt, kunnen we u niet, of niet goed, van dienst zijn. Passende samenwerking kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien is het noodzakelijk om een persoonlijk dossier aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) begeleiding of werkvoorwaarden te waarborgen.

3. Wat doen wij met uw gegevens?

3.1 Inschrijving
Indien u zich inschrijft moet u naast de onder 2.1. genoemde gegevens ook uw BSN-nummer opgeven. Dat moeten wij op uw identiteitsbewijs controleren. Als het nodig is, zullen wij u vragen naar uw gegevens bij uw verwijzer, instelling of andere/voorgaande werkgever.

3.2 Betaling
Wij gebruiken uw gegevens om uw verwijzer of doorverwijzer een factuur te sturen voor de begeleiding, of u een betaling te doen. Op de factuur staan uw NAW-gegevens en een specificatie van de behandeling. Deze facturen bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor de incasso.

3.3 Verwijzer of doorverwijzer
Indien u deelnemer bij ons bent, wisselen wij uw persoonsgegevens uit met de verwijzer (gemeente Zuid Oost Utrecht) of doorverwijzer (instelling, b.v. Kwintes, of hoofdaannemer, b.v. Wij3.0). Wij wisselen enkel de noodzakelijk gegevens uit.

De verwijzer of doorverwijzer kan tevens gegevens opvragen van deelnemers voor controle of evaluatie. Afhankelijk van het soort onderzoek moeten wij de gevraagde gegevens verstrekken. Daarbij zullen wij de privacy van onze patiënten altijd vooropstellen.

3.4 Bezoek website
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij een aantal gegevens verwerken via cookies.

3.5 Melden van incidenten
Als er onverwacht toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen we u zo snel mogelijk op de hoogte.

3.6 Verwerker
Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een ICT-leverancier van ons of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is.

4. Plichten zorgaanbieder

4.1 Beveiliging
Zorgaanbieders hebben een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen. Al onze medewerkers die deelnemer-gegevens verwerken of daarvan kennisnemen, hebben zich verplicht tot geheimhouding.
Gegevens uit uw dossier worden slechts gedeeld met diegenen die bij de begeleiding zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens. Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen zullen wij ook voldoende technische beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

4.2 Verantwoordingsplicht
Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en eventuele datalekken.

5. Waar heeft u recht op?

5.1 Recht op inzage en afschrift
U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens in uw dossier. U kunt op afspraak uw dossier inzien onder begeleiding van de zorgprofessional. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen vallen niet onder dit inzagerecht. Gegevens van derden in uw dossier zullen in beginsel onzichtbaar gemaakt worden.

5.2 Recht op correctie
U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Tevens kunt u uw persoonlijk-dossier aanvullen. Bijvoorbeeld met een second opinion van een andere zorgaanbieder of uw eigen visie op de begeleiding. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. Simpele wijzigingen kunt u gewoon melden, persoonlijk, bellen of mailen, bij een administratief medewerker. Voor een complexer verzoek kunt u onderaan de verklaring vinden waar u een verzoek kunt indienen.

5.3 Recht op verwijdering
U hebt het recht op gegevensverwijdering. Deze verwijdering is niet in alle gevallen mogelijk. Gelet moet worden op het aanmerkelijk belang van een ander om de gegevens te bewaren en andere wettelijke voorschriften die zich verzetten tegen vernietiging.

5.4 Recht op klagen
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen; zie contactgegevens onderaan.

Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

5.5 Overige rechten
U hebt tevens recht op informatie, beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm.

Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u schriftelijk een verzoek te doen. Onderaan het reglement kunt u vinden waar u een verzoek kunt indienen. Wij reageren binnen drie weken op uw verzoek.

Vragen?
Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact opnemen ons; zie onderstaande contactgegevens.

Contactgegevens

Stichting Totem
Postbus 902, 3700 AX, Zeist
Telefoon: 030-7516353
E-mail Aart van der Lit: aart@ateliertotem.nl
E-mail Hugo van Doorn: hugo@ateliertotem.nl